Lycka Bonita

Determinar los puntos a tratar al fijar la reunión

Es importante que todos los participantes en la reunión tengan claro antes de comenzar los puntos sobre los que va a tratar exactamente la reunión, y los puntos que no se tratarán. 

De esta forma será más fácil determinar los participantes adecuados. Además los participantes podrán prepararse mejor la reunión, su desarrollo será más eficiente y productiva y al finalizar todos deberían de haber cumplido sus expectativas.

Preparar la reunión antes 

Para sacar el máximo provecho de la reunión, cada participante debería preparar tanto la información y documentación que debería de aportar él mismo, como los puntos que necesita que sean resueltos.

Poner una hora límite para el final de la reunión antes de empezar

Cuando la reunión entra en un punto muerto, es mejor darla por terminada y convocar otra reunión con los puntos pendientes de tratar. El descanso y el tiempo extra ayudarán a desbloquear la próxima reunión.

Sólo entrar en los detalles que deben ser discutidos por todos

Resulta fácil perderse en detalles superfluos en reuniones con 5 o más personas, ya que los detalles que son importantes para uno no lo son para el resto. De una reunión no se debe salir con todas las respuestas, sino con las necesarias. El resto de los detalles los discutiremos en otra reunión con las personas adecuadas.

Documentar la reunión incluyendo los detalles no discutidos

Documentar las decisiones tomadas o las aclaraciones recibidas/aportadas es importante como base de trabajo para el futuro.

Además podemos incluir los detalles no discutidos para su aprobación conjunta por los responsables; normalmente son tareas surgidas en la reunión.

Por ejemplo, se puede decidir que en el alta de un usuario se pedirán primero los datos personales del usuario, y luego los datos necesarios para el negocio. Los datos concretos que se solicitarán sólo habría que discutirlos con el usuario de la organización, y se puede aprovechar para incluir una propuesta en el documento.

Aprobación de los documentos

Los responsables finalmente aprueban el contenido de los documentos generados, con las decisiones tomadas, aclaraciones realizadas, y los detalles no discutidos.