Mi primer error, antes de arrancar

I've seen things you people wouldn't believe. Attack ships on fire off the shoulder of Orion. I watched c-beams glitter in the dark near the Tanhauser Gate. All those moments will be lost in time, like tears. . . In rain. Time to die.

Roy, en Blade Runner

Mi primer error, antes de arrancar

17 de August del 2009 Siniestros

Cambio, cambio, cambio. Vivimos en un mundo muy cambiante y nuestra profesión también lo es. Por un lado es muy habitual encontarnos una alta rotación en nuestros trabajos, y por otro lado cambios constantes de criterio ya sea de nuestros jefes o de nuestros clientes. Quién no ha sufrido un cambio de los requisitos ?

Ya lo dijo Heráclito hace miles de años :

Todo fluye, nada permanece.

Una segunda propuesta

Vale, ya tenemos la propuesta aceptada y firmada. Podemos empezar el proyecto : reunir el equipo, analizar, diseñar, planificar…

Pero para demostrar la gran verdad de Heráclito, poco después de cerrar los requisitos el cliente nos pide una ampliación del alcance : no quieren un login normal y corriente sino un Single Sign On válido para todas sus aplicaciones.

Bueno, no hay mayor problema : se trata simplemente de añadir a un diseño que no varía, unas funcionalidades se dejan fuera y se ajusta nuevamenet al máximo. Unas pocas más funcionalidades significa un poco más trabajo y por tanto un poco más de coste.

Renegociando como personas racionales, nosotros nos apretamos un poco más el cinturón comiéndonos el poco margen que nos quedaba y ellos ceden un poco más de pasta manteniendo el plazo original, y el margen de tiempo que teníamos. Alcanzamos un acuerdo fácilmente, ya tenemos la segunda propuesta aceptada y firmada.

Pero los truenos son señales de que la tormenta se acerca.

Mi error : una tercera propuesta

Como os comenté antes, en la preventa tuvimos que ajustar al máximo la planificación para que el proyecto entrase dentro del presupuesto del cliente, más reducido de lo normal por la crisis y la época del año. Para reducir tiempo y costes habíamos reducido el alcance del proyecto, pero también nuestro colchón porque al ser un cliente con mucha tradición y experiencia pensé que sabía lo que quería así que me fie. Y con este reciente cambio de requisitos sobre la marcha pues aún menos margen, aún menos beneficio, depositando aún más confianza en la experiencia del cliente.

Y este queridos lectores ha sido mi primer error en este proyecto. Cierto, sin daño porque habría tenido que reducir el margen y cruzar los dedos para que no hubiese ocurrido esto, pero error. Confiar en terceros es un riesgo que puede o no materializarse, y niños la gestión de riesgos es muy importante.

Un día antes de firmar el plan de proyecto de la segunda propuesta, es decir después de haber trabajado un buen rato sobre ella para obtener el plan, tuvimos una reunión con el usuario en la que nos cambia notablemente el diseño, para por supuesto llegar a un sistema más complejo. Y lo que es peor, con la indecisión dibujada en sus rostros donde antes veía confianza en sí mismos.

Esto es un arma de doble filo : por un lado puedes guiar al cliente ya que tú tienes más experiencia, y por otro lado te arriesgas a más cambios importantes de última hora motivados por la indecisión.

Con el shock aún en el cuerpo me piden una nueva estimación para realizar una nueva propuesta, después de las dos anteriores firmadas, con la falta de presupuesto en el cogote y en la memoria el ligerísimo margen se estaba consumido antes de arrancar.

En resumen, a la hora de renegociar nuevamente la propuesta la situación a la que nos enfrentamos es :

No se puede aumentar más el presupuesto, simplemente se estira un poquito.
Se aumenta el alcance y por tanto el tiempo y coste del proyecto.
Seguimos sin restricciones en el plazo, lo que es bueno en época de vacaciones.
No nos queda colchón en jornadas ! Cualquier riesgo materializado hará que o nos quedemos sin beneficios o incluso trabajemos perdiendo dinero, aunque entreguemos en plazo. Y la gripe A circulando por ahí…

Vaya papeleta. Para sacar el proyecto adelante presentamos una propuesta sobre la planificación optimista, sin margen en jornadas pero con algo de margen en plazo para cubrir imprevistos y vacaciones, y dejamos para la finalización del proyecto una bolsa de jornadas a pagar según se consumiesen. Esto último que suena a margen es realmente el tiempo y el presupuesto para implementar las mejoras.

De esta forma el cliente consigue su proyecto incremente notablemente el alcance con un pequeño incremento de coste y nosotros conseguimos tener una oportunidad para demostrar nuestra valía para que nos abra la puerta de otro proyecto posterior para rentabilizar económicamente el esfuerzo. Tenemos la tercera propuesta aceptada y firmada.

Todos contentos con esta solución? Yo hubiese estado aterrado, de no ser porque aún me duraba el efecto de la picadura del bicho menorquí. Lo de pagar por trabajar no me seduce y lo veía como una posibilidad remota pero real. Al menos aún teníamos un plazo con algo de margen y por tanto vacaciones!