Kick off del proyecto
En la gestión de proyectos ha cobrado mucha importancia en los últimos años los conceptos de "Kick off" y el cierre del proyecto, tanto es asi que han pasado de ser simples hitos a marcar a dos de los momentos más importantes del proyecto.
Yo pensaba que estas reuniones no eran más que pérdidas de tiempo en cuanto a productividad, una forma de decirnos a nosotros mismos lo buenos que somos, que todo va a ir bien, que todos los errores han sido causados por otros incompetentes que por supuesto no están invitados a esta reunión.
Ahora veo que estaba equivocado, y que el Kick off del proyecto es el primer test serio que nos permitirá preveer cómo evolucionará el proyecto, y que el Cierre del proyecto es la oportunidad de hacer balance honesto y aprender de la experiencia.
Cómo debe ser un Kick off ?
Una reunión de arranque debe servir para que
- Todos los integrantes claves del proyecto se conozcan y delimiten bien sus responsabilidades.
- Compartir todos la misma idea de qué se va a conseguir con el proyecto, y qué no se va a conseguir : alcance, presupuesto, calendario y calidad.
- Identificar los riesgos que pueden materializarse que afecten a la ejecución del proyecto, cómo evitarlos y cómo miniizar sus efectos.
- Es frecuente que a estas alturas aún no se tenga 100% claro lo anterior. Por tanto es imprescindible consensuar mecanismos de seguimiento, control y revisión.
Todo lo anterior se puede plasmar en un documento, el Plan de Proyecto, que debería llevar anexos un Plan de Calidad y un Análisis de Riesgos.
Pero esta reunión también debería de ser especialmente útil por otros intangibles : se puede hacer uno una idea de cómo de colaborativo va a ser el resto del equipo, cuál va a ser su actitud, en quién te puedes apoyar…
Nuestro Kick off, un trámite
La reunión del Kick off se tradujo en un mero trámite entre dos propuestas (la segunda y la tercera) a solventar cuanto antes al que ni siquiera asistimos todos los participantes claves del proyecto. Es más, el tema central fue la tercera propuesta y más desde el punto de vista comercial.
Tampoco fue idóneo en el tiempo, el proyecto ya había arrancado su fase de construcción y estaba apalabrada la tercera propuesta, por lo que nuestra parte comercial estaba más preocupada con razón en conseguir la firma formal y yo en rehacer los documentos de análisis y diseño.
En ese momento no lo ví, lo acepté como un trámite y lo que pasó como inevitable dentro de un proyecto "entre amigos". Lo peor fue no dejar claro quién era el Jefe de Proyecto, al menos yo no lo tenía claro, ni lo tengo ahora. Cada uno teníamos nuestra parcela, pero quién conduce el carro ?
