Lycka Bonita

La Gestión de los Costes es a priori una de las más importantes, no? Trabajamos por dinero, y los clientes nos contratarán porque hacemos un buen trabajo a un precio razonable, así que más nos vale no descuidar este aspecto!

De manera análoga a como comentaba anteriormente respecto a la gestión de tiempo, un buen coste es más una consecuencia de un buen trabajo que una consecuencia de una buena gestión de costes para que las estimaciones iniciales se cumplan. Yo de hecho es lo que he hecho durante el proyecto, centrándome en un conseguir el mejor trabajo posible (que no un buen trabajo) y achicar agua en otras áreas.

Como os habréis imaginado si habéis leído la sección, surgieron las primeras desviaciones en costes pronto, y ya sabíamos cuáles eran las causas

• Indefinición en el alcance, comprendida y asumida por parte del cliente como un problema propio, razón por la cual se ha podido contrarrestar en buena medida. Se intentó minimizar pero no se hicieron grandes avances por la naturaleza del cliente y del negocio anticíclico (que ahora está en la cresta).
• Fechas poco realistas y cambiantes, es decir facturar menos jornadas de las necesarias y dificultad para estimar correctamente. Ante este problema se pusieron menos recursos a disposición del equipo para minimizar riesgos y pérdidas, y yo comencé a desligar jornadas de facturación y jornadas de trabajo. Sí, ser realista es más fácil y barato, pero no tengo tanto poder como para cambiar a la gente

En estas circunstancias cada propuesta presentada llevaba un significativo y alto porcentaje de incertidumbre : lo que nos pides nos costará 100 +- un 40%. Puede que un margen tan alto dé una imagen poco profesional, pero os aseguro que a toro pasado los márgenes consumidos siempre eran mayores que los estimados.

Después surgieron más problemas con la puesta en producción del aplicativo, ya que fue prematura y temprana, a sus 4 mesecitos de vida ya estaba sirviendo al público, sin cumplir los mínimos aceptables para ello. Y como todo bebé, se tambaleaba en sus primeros pasos : los días se iban de sol a sol resolviendo incidencias. 

El cliente fue comprensivo y asumió como suya cierta responsabilidad del estado tambaleante de la criatura, por las prisas, la sobrecarga de trabajo de sus propios recursos y sobre todo por la bomba de Mutua Madrileña que cambió radicalmente todo el plan, así que esos dudativos primeros pasos fueron cubiertos en modo de bolsa de horas y asumida las desviación en coste.

El problema vino al agotarse esa bolsa de horas, ya que nos vimos obligados a cumplir con la garantía en un proyecto que nunca tuvo que ver la luz tan pronto. Baste decir que no se detectó ni por el cliente ni por nosotros que una de las funcionalidades no estaba ni siquiera implementada hasta 4 meses después de su puesta en producción, es decir al 8º mes de vida.

Estuvimos barajando a proposición mía otras formas de facturar. Yo en concreto veía como adecuado una gestión ad-hoc para los costes : eliminar las estimaciones, centrarnos en hacer un buen trabajo (que sería lo más barato) y cuando esté estará y costará lo que haya costado. No seas purista amigo lector, no es una aberración… al menos no en nuestras circunstancias. Pero es imposible de aceptar por el cliente dada su necesidad de que estuviese para una fecha determinada, y porque estaba consiguiendo no pagar por todo el trabajo al convertir los días posteriores a una entrega en días de desarrollo gratuito al estar resolviendo incidencias. 

La Gestión de Riesgos vendrá en otra entrega, pero como ya he adelantado ha sido inexistente, y hemos pagado las consecuencias elevando los costes del proyecto y la dificultad su gestión. Sólo conseguí que el cliente actuase proactivamente ante un riesgo catastrófico a punto de materializarse con un coste brutal, y me supuso una semana de desvelo y preocupaciones.

La Gestión de la Calidad, también para otra entrega y también inexistente, nos hubiera ayudado y mucho a controlar los costes.

• En esta industria el buen trabajo es mucho más barato que un mal trabajo : una vez que una funcionalidad funciona, funciona para toda la vida a no ser que cambien los requisitos. Funcionalidades mal implementadas (por ejemplo, por no conocer 100% de los requisitos) nos ha significado semanas de trabajo de sobrecoste (y no sólo para el proveedor) entre incidencias de producción, ñapear, y arreglarlo.
• En ocasiones es más costoso además arreglar algo mal hecho que hacer bien de cero.
• Un buen trabajador, formado, experto y conocedor del negocio es sin ninguna exageración 50 veces más productivo que el mismo trabajador sin estar formado, sin tener experiencia y sin conocimientos del negocio. Y sin embargo, su coste no es 50 veces mayor.

Éxitos

Pues no me voy a apuntar tantos en esta ocasión que no me corresponden, mi idea de hacer una gestión de costes ad-hoc no llegó a convertirse en realidad así que nunca sabremos si hubiera sido un éxito o un fracaso. Aquí tiene más culpa el propio cliente y el comercial al conseguir reconducir la situación, aunque en la solución también viene la penitencia.

Oportunidades de mejora para el futuro

• Anticiparse a las desviaciones analizando previamente posibles causas de desviación y actuando sobre ellas.
• Reflejar antes el coste de una baja calidad, prisas y un mantenimiento excesivo de producción.
• Mejor y menos costoso es reducir el coste de la jornada y aceptar una planificación realista.

Imprescindible para el futuro

• Las entregas al cliente deben ser aceptadas por el cliente y por nosotros, o renunciar a la garantía. El cliente decidió subir a producción un proyecto inestable y asumir él las consecuencias, pero también trae consecuencias para nosotros como proveedores que ofrecemos garantía del producto.
• Hacer que el coste de una baja calidad y tiempos imposibles recaiga únicamente sobre el cliente.

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